Dengan menggabungkan template
email outlook dengan rules,Anda bisa membuat fungsi yang sama dangan Out Of Office Assistant yang hanya tersedia untuk user Exchange Server.
1. BUAT E-MAIL BALASAN
Dengan menggunakan kombinasi ini,Anda bisa menggunakan account e-mail Anda untuk mengirim balasan otomatis ke e-mail yang datang. pertama,anda buat dulu e-mail balasan yang nantinya akan anda simpan sebagai template (Anda bisa men-download template e-mail out of office formal atau informal dari Microsoft Office Online). Pada menu file,pilih New,dan kemudian klik mail message.
2.SIMPAN SEBAGAI TEMPLATE
Pada tab Options,di group format,klik plain text. pada bagian isi e-mail,ketik pesan yang ingin anda kirim sebagai balasan otomatis. Pada jendela e-mail,klik microsoft Office Button,dan klik Save As. Pada kotak dialog Save As,di daftar Save As type,klik Outlook Template (*.oft). Pada boks file name,ketik nama untuk template e-mail anda,dan kemudian klik save. Anda bisa tutup e-mail baru yang anda buat sebagai basis template dan tidak perlu menyimpannya.
3. TENTUKAN KRITERIA E-MAIL MASUK
Sekarang anda buat rule untuk membalas
e-mail secara otomatis. Pada menu Tools,klik Rules and Alerts. Pada kotak dialog Rules and Alerts,klik New Rule. Dibawah start from a blank rule,klik Check messages when they arrive,dan kemudian klik Next. Di bawah Which conditio(s) do you want to check? ,beri tanda centang sent only to me dan kriteria lain yang anda inginkan,dan kemudian klik Next.
4. TENTUKAN TINDAKAN BALASAN
Pada waktu anda melihat kotak dialog yang menginformasikan bahwa rule akan diberlakukan ke semua email yang anda terima,klik Yes. Di bawah what do you want with the message ?, Beri tanda centang reply using a spesific template. Di baawah step 2 : Edit the rule description (Click an underlined value),klik a specific template.
5. PILIH TEMPLATE BALASAN
Pada kotak dialog select a reply template,di boks look in,klik user templates file system. Pilih template yang anda buat sebelumnya dan kemudian klik open.Klik next,sebagai tambahan,anda boleh memberi tanda centang setiap pengecualian untuk rule auto-reply.Klik next.
6. BERI NAMA RULE
Di bawah step 1 :Specify a name for this rules,ketik nama untuk rule auto-reply,dan kemudian klik finish. Perlu diingat bahwa supaya rules wizard mengirim balasan otomatis,outlook harus dijalankan dan mengecek email baru secara periodic. Jika anda ingin tidak ingin lagi membalas email secara otomatis,pada menu tools,klik rules and alerts. Pada tab email rules,di bawah name,hilangkan tanda centang pada rule auto-reply
